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Warum überhaupt einen Inventur durchführen?

Jeder Unternehmer hat gemäß § 240 Abs. 1 HGB seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im so genannten Inventar aufzuzeichnen.

Er soll dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände angeben. Ein solches Inventar muss jeweils zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres erneut aufgestellt werden.

Um ein solches Inventar aufzubauen gibt es die Stichtagsinventur, die vor- oder nachverlegte Inventur und die permanente Inventur.

Da Sachanlagen dazu bestimmt sind, dem Betrieb auf Dauer zu dienen, ändern sich ihre Bestände in geringerem Maße als bei häufig umgeschlagenen Vorräten. Allerdings unterliegen die abnutzbaren Anlagengüter einer zumindest regelmäßigen Wertveränderung durch Abschreibungen und gegebenenfalls Zuschreibungen. Weniger als auf die Bestandsaufnahme zum Ende des Geschäftsjahres kommt es deshalb beim Anlagevermögen darauf an, wie es sich im Laufe des Jahres entwickelt hat. Diese Entwicklung sollte aufgezeichnet werden. Zu- und Abgänge des Anlagevermögens können in der Regel von den Anlagekonten der Finanzbuchhaltung abgelesen werden. Wenn dieses Bestandsverzeichnis zum Beispiel in Form einer Anlagenkartei oder eines Anlagenwirtschaftssystems bestimmten Erfordernissen genügt, können Sie auf eine körperliche Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens zum Jahresende verzichten. Die Anlagenkartei muss folgende Angaben enthalten: Die genaue Bezeichnung des Gegenstandes, den Buchwert am Bilanzstichtag, den Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Abschreibungsmethode und die Nutzungsdauer, die Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, den Tag des Abgangs und gegebenenfalls Zuschreibungen und außerplanmäßige Abschreibungen. Dennoch sollte hin und wieder überprüft werden, ob die in der Buchhaltung ausgewiesenen Anlagengegenstände tatsächlich noch vorhanden sind. Selbst bei sonst ordnungsgemäßer Buchführung kann es vorkommen, dass für neu angeschaffte Maschinen kein Anlagenstammsatz angelegt wird oder weil kein Zahlungsvorgang existiert und deshalb nicht verbucht ist, das Verschrotten einer alten Maschine oder die Entnahme eines gebrauchten Computers übersehen wird. Solche Fehler werden ggf. nur durch eine körperliche Aufnahme erkannt. Im Normalfall sollte sich jedoch aus der obigen Fortschreibung der zum Bilanzstichtag richtige Bestand ermitteln lassen. Die Empfehlung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften lautet, dass mindestens alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden sollte. Der Grundsatz der Vollständigkeit sieht vor, dass alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten des Kaufmannes in der Bilanz erfasst werden und damit auch im Inventar. Dies mag zunächst selbstverständlich anmuten, stößt aber mitunter auf praktische Probleme bei der eindeutigen wirtschaftlichen Zuordnung der Vermögensgegenstände.

Grundsätzlich müssen geringwertige Wirtschaftsgüter nicht in eine Inventur im Sinne des § 240 HGB aufgenommen werden. Zunächst einmal sind die geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) näher zu klassifizieren, da deren Bewertung und Bilanzierung von Wertgrenzen und weiteren Bedingungen abhängen. GWG bis 150 Euro können Unternehmen sofort in den Aufwand buchen oder sie dem Sofortabzug nach § 6 Absatz 2 EStG oder einer Aktivierung als langlebiges Wirtschaftsgut unterwerfen. Das Wahlrecht kann für jedes Wirtschaftsgut individuell in Anspruch genommen werden. Bei Anwendung des § 6 Absatz 2 EStG bestehen mit Ausnahme der buchmäßigen Erfassung des Zugangs des Wirtschaftsgutes keine weiteren Aufzeichnungspflichten. GWGs im Wert zwischen 150 und 410 Euro besteht ein weiteres Wahlrecht. Derartige Aufwendungen können im maßgebenden Wirtschaftsjahr in voller Höhe gemäß § 6 Abs. 2 EStG als Betriebsausgaben abgezogen werden. Nach § 6 Abs. 2 Satz 4 und 5 EStG ist das Wirtschaftsgut in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht jedoch nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. Eine detaillierte Aktivierung im Anlagevermögen ist also nicht zwingend erforderlich. Eine Berücksichtigung bei der Inventur muss daher nicht erfolgen. Im Zweifel sollten sich Unternehmen mit der den Abschluss testierenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft abstimmen. Alternativ können Unternehmen statt dem Sofortabzug für GWGs von mehr als 150 EUR, aber nicht mehr als 1000 EUR im maßgebenden Wirtschaftsjahr gemäß § 6 Absatz 2a EStG einen Sammelposten bilden. Abgesehen von der buchmäßigen Erfassung des Zugangs der Wirtschaftsgüter in den Sammelposten bestehen keine weiteren Aufzeichnungspflichten. Die Wirtschaftsgüter des Sammelpostens müssen aus steuerlichen Gründen nicht in ein Inventar im Sinne des § 240 HGB aufgenommen werden.

Eine körperliche Bestandsaufnahme von immateriellen Wirtschaftsgütern und damit Softwareprodukten ist nahezu ausgeschlossen. Dennoch sollte eine Überprüfung erfolgen. Es erscheint sinnvoll, eine Bestandsliste der Softwareprodukte zu erstellen. Diese könnte beispielsweise nach dem Anschaffungsdatum oder auch nach dem ursprünglichen Anschaffungswert sortiert sein. Software im PC-Einsatz wird häufig so lange genutzt, wie auch die Hardware im Unternehmen eingesetzt wird. Das sind in der Regel drei bis fünf Jahre. Danach ist die Software wahrscheinlich wie die Hardware abgeschrieben und wird mit dem Ausscheiden der Hardware auch nicht mehr genutzt. IT-Verantwortliche im Unternehmen können sicherlich bestimmen, welche Softwareprodukte noch im Einsatz sind. Insbesondere bei hochwertigen Programmen und Individualsoftware sollte die Prüfung jedoch genauer durchgeführt werden. Die Eigner solcher Produkte sollten anhand von Bestandslisten das Vorhandensein und die Nutzung mindestens alle drei Jahre bestätigen.

Der Aufwand ist schwer zu schätzen, weil jedes Unternehmen individuell zu betrachten ist. Aus Erfahrungen kann ich sagen, dass eine Aufnahme von 300 bis 400 Anlagengütern prot Tagvon einem Aufnahmeteam bestehend aus zwei Personen durchaus möglich ist. Die Aufnahme kann jedoch auch mit Hilfsmitteln optimiert werden. So ist der Einsatz eines Barcodeinventursystems ab einer gewissen Anzahl an Anlagengütern auf jeden Fall sinnvoll. Nach der Erstinventur und der Identifizierung der Anlagen kann der zeitliche und personelle Aufwand der Folgeinventuren um bis zu zwei Drittel reduziert werden. Abhängig von der Frage, welches Anlagenwirtschaftssystem im Einsatz ist, kann ich gerne Hilfestellung bei der Suche nach einem geeigneten Anlageninventursystem anbieten. Wie plant man eine Inventur des Anlagevermögens? Jüttner: Für die Durchführung der Inventur sind organisatorische Vorbereitungen zu treffen. Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Führungskräfte sollten Termine und Verantwortlichkeiten für die Inventur in einem jährlich zu erstellenden Inventurkalender benannt werden. Bevor man mit der Planung beginnt, sollte das Unternehmen folgende Fragen stellen: Kann die Bestandsaufnahme bei laufender Produktion durchgeführt werden? Muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden? Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch?

Um eine richtige, vollständige und nachvollziehbare Inventur zu gewährleisten, Müssen alle Aufzeichnungen mit Kugelschreiber oder Filzstift ausgeführt werden. Bleistifte sind nicht zulässig. Um bei abweichenden Ergebnissen der Zählung nachvollziehen zu können, welches Ergebnis von wem als richtig anerkannt wurde, empfiehlt sich übrigens die Verwendung verschiedener Farben. Falsche Eintragungen sind zu streichen, das Korrigierte muss lesbar bleiben. Die Korrektur muss in die Nebenspalte, wenn möglich, eine Spalte tiefer geschrieben werden. Aufnahmeteams müssen in Ihren Tätigkeiten die aufzunehmenden beziehungsweise zu kontrollierenden Wirtschaftsgüter vollständig überblicken können. Dafür müssen alle nötigen Hilfsmittel zu Verfügung stehen. Leitern, Stapler, Schreibunterlagen, Sitzmöglichkeiten. Die Unternehmen sollten unbedingt die Sicherheitsbestimmungen beachten. So müssen notfalls Sicherheitsschuhe, Schutzbrillen und Gehörschutz bereitliegen. Die Bestandslisten müssen natürlich mit Datum und Unterschrift versehen sein.