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Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements zur Optimierung des Vertragswesens. Die Grundlage der Vertragsverwaltung bildet unter anderem die Erzeugung von vertragsrelevanten Informationen und die Zuordnung zu Objekte und/oder Personen(Metadaten zu Verträgen und Vertragsparteien). Im Mittelpunkt hierbei steht natürlich auch die Strukturierung dieser Informationen. Die Optimierung im Vertragswesen setzt jedoch neben den erwähnten Aspekten auch das Abbilden der relevanten Vertragsprozesse voraus. Diese Prozesse können im Allgemeinen wie folgt definiert werden:

• Vergleich und Bearbeitung von Angeboten (als Basis für Vertragsentwürfe)
• Vertragserstellung und –verhandlungen
• Vertrags- /Dokumentenprüfungen sowie Vertragsstrukturen
• Genehmigungsprozesse (wie z. B. Unterschriften)
• Vertragserfüllung (in Anlehnung an die Vertragsbedingungen)
• Vertragscontrolling
• Überblick über die wichtigsten Vertragsbestandteile (Kündigungsfrist, Leistungsumfang, Abrechnung etc).
• Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine und -fristen
• Vertragsarchivierung
• Automatisierte Rechnungsstellung - z.B. in Form von wiederkehrenden Rechnungen

Um die erwähnte Optimierung und damit auch zusammenhängend die Effizienz im Vertragswesen stets zu gewährleisten, sollten mit Hilfe der Vertragsverwaltung bspw. auch Verantwortlichkeiten (sowohl extern als auch intern) und selbstverständlich auch die Vertragspartner eindeutig erfasst und definiert werden können (qualitätssichernde Maßnahmen im Rahmen des Vertragsmanagements).

Ein aktives Vertragsmanagement sollte die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handels eines Unternehmens zu erhöhen. Anzumerken ist hierbei, dass die Eckdaten eines Vertrags im Arbeitsalltag oftmals für solche Zielsetzungen nicht ausreichen. So benötigt man im Rahmen eines optimalen Vertragsmanagements – vor allem bei Verhandlungen – zumindest eine Übersicht über die wichtigsten Vertragsdaten sowie die Möglichkeit auf alle Vertragsdetails zugreifen zu können.

Vertragsrelevante Dokumente sind jedoch ohne eine Vertragsmanagement-Software nur in Akten vorhanden. Zusätzlich erschweren unterschiedliche und unübersichtliche Verantwortlichkeiten das Auffinden dieser Dokumente und Daten.