RabbitInventory ist ein mandantenfähiges Inventar-Managementsystem. Dies bedeutet, dass Sie auf demselben Server in einer Datenbank mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, aber auch das eigene Unternehmen verwalten können, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.
 
Der Mandant ist dabei die oberste Ordnungsinstanz in RabbitInventory und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems.
Zwingend nötig ist demzufolge die Anlage eines, in Normallfall des eigenen Mandanten. Im Anschluss können Sie dann weitere Mandanten anlegen und mit deren Verwaltung beginnen.

//Hinweis: RabbitInventory berechnet automatisch die jeweilige Entfernung zwischen dem eigenen Mandanten als Ihren Standort und den verwalteten Mandanten. Dies dient zur Berechnung von Fahrtkosten und kann zur Fakturierung genutzt werden.// 

Jeder verwaltete Mandant in RabbitInventory erhält einen eigenen [[nummerierung|Nummernkreis]]. Der Nummernkreis besteht dabei aus der Mandantennummer gefolgt von einer fortlaufenden automatisch hochzählenden Nummer. Der Anfangsstand kann dabei vom Anwender gewählt werden.

Hinweis: Jedem Mandanten muss ein Nummernkreis zugeordnet werden. Nur dann können diesem Mandanten auch [[objekte|Objekte]] zugeordnet werden. Ist einem Mandanten kein Nummernkreis zugeordnet, so erscheint dieser auch nicht in der Auswahl der [[Lokalisation|Lokalisation]] bei einem [[objekte|Objekt]].

Diese Vorgehensweise stellt die Eindeutigkeit der Nummerierung über alle Mandanten hinweg sicher. Die zugewiesene Nummer bleibt während des gesamten Lebenszyklus eines [[objekte|Objektes]] immer gleich und wird bei nach einer [[abgang|Ausmusterung]] nicht neu vergeben. So ist sichergestellt, dass eine [[Protokoll|Historie]] aller Objekte geführt werden kann.

Schon in anderen Systemen vorhandene Nummernkreise, z.B. aus der Buchhaltung können in RabbitInventory ebenfalls hinterlegt werden. Diese Nummer ist aber nur zur Information bzw. zum Zwecke einer [[export|Schnittstelle]] zu anderen Systemen gedacht, eine Prüfung auf Eindeutigkeit findet nicht statt und muss vom Zielsystem durchgeführt werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit eine eigenständige Etikettennummer zu vergeben. Dies hat den Vorteil, dass schon vorhandene [[etiketten|Barcode-Etiketten]] weiter verwendet werden können.